Top 7 συμβουλές για τη διαχείριση μεγάλου όγκου πληροφοριών

Από την Linda Rey

Στην καριέρα μου ως coach ένα θέμα κυριαρχεί πάντα στις συζητήσεις: Οι άνθρωποι κυριεύονται από άγχος και αυτό τους κάνει να νιώθουν κουρασμένοι και εξασθενημένοι.

Το 1970 στο βιβλίο του «Future Shock» ο Alvin Toffler επινόησε τον όρο «υπερφόρτωση πληροφοριών» (information overload). Εκείνη την περίοδο, ο ίδιος προέβλεψε ότι ο ραγδαία αυξανόμενος όγκος πληροφοριών που παράγονται και η έκθεση μας σε αυτές θα προκαλέσουν, τελικά, προβλήματα στους ανθρώπους.

Ο Edward Hollowell, ψυχίατρος από τη Νέα Υόρκη, επισήμανε ότι «ποτέ πριν στην ιστορία της ανθρωπότητας ο εγκέφαλος μας δεν είχε να επεξεργαστεί τόσες πληροφορίες όσες σήμερα». Το 2010 διεξήχθη Διεθνής Έρευνα σχετικά με την παραγωγικότητα στο χώρο εργασίας (International Workplace Productivity Survey) από την εταιρεία LexisNexis, σύμφωνα με την οποία διαπιστώθηκε ότι δύο στους πέντε συμμετέχοντες οδηγούνται σε οριακά σημεία πρόσληψης μεγάλου όγκου πληροφόρησης. Περισσότεροι από ένας στους δύο υπαλλήλους γραφείου (52%) αισθάνονται αποθαρρημένοι όταν δεν μπορούν να χειριστούν την πληθώρα των πληροφοριών που τους παρέχεται, μία ψυχολογική επίπτωση που έχει συντρίψει το μεγαλύτερο μέρος των εργαζομένων. Εύκολα κάποιος μπορεί να φανταστεί ότι τα πράγματα έχουν επιδεινωθεί τα τελευταία πέντε χρόνια από τότε που διεξήχθη η συγκεκριμένη έρευνα και σαφώς οι εταιρείες που προσπαθούν να αντιμετωπίσουν αυτό το πρόβλημα θα μπορούσαν να κερδίσουν ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

Ο μεγάλος όγκος πληροφοριών δεν είναι το μοναδικό πρόβλημα. Εργαζόμαστε σε έναν κόσμο όπου οι άνθρωποι έχουν εξουθενωθεί πνευματικά. Ο Daniel Goleman στο πρόσφατο βιβλίο του Focus: The Hidden Driver of Excellence προτείνει «H πολύ εστιασμένη προσοχή προκαλεί κόπωση – ακριβώς όπως ένας καταπονημένος μυς – όταν, αντίστοιχα, πιέζουμε προς ένα σημείο πνευματικής κόπωσης. Τα σημάδια της, όπως η μειωμένη αποτελεσματικότητα, η αυξημένη απόσπαση της προσοχής καθώς και η ευερεθιστότητα, υποδεικνύουν ότι η νοητική προσπάθεια που απαιτείται για να διατηρηθεί η προσήλωση μας έχει εξαντλήσει τη γλυκόζη που τροφοδοτεί τη νευρική ενέργεια».

Επομένως, πώς μπορούμε να διαχειριστούμε την πληθώρα πληροφοριών και την πνευματική κόπωση; Παρακάτω θα βρείτε μερικές συμβουλές:

#1 Αποφάσισε να είσαι εσύ το αφεντικό της προσοχής σου, αντί να αφήνεις την προσοχή σου να επηρεάζεται από εξωγενείς παράγοντες. Παλαιότερα στα blogs μου έχω μοιραστεί την ιδέα σχετικά με τη νοημοσύνη της προσοχής – attentional intellinge. Ξεκίνα να παρατηρείς και να συντονίζεις που συγκεντρώνεις την προσοχή σου σε κάθε στιγμή της ημέρας.

#2 Σταμάτησε το multi – tasking: Κάθε φορά που αποσπάται η προσοχή σου από μία διαδικασία σε μία άλλη, ξοδεύεις ζωτική ενέργεια, τη γνωστή ως «κόστος αλλαγής εργασίας». Αντ’ αυτού προσπάθησε και άρχισε να ενδιαφέρεσαι για το “single tasking.” Διατήρησε δηλαδή την προσοχή σου και επικεντρώσου σε ένα πράγμα τη φορά.

#3 Διαχειρίσου τον έλεγχο της απόσπασης της προσοχής σου: Ποιά είναι τα πράγματα στο χώρο της εργασίας σου που σου αποσπούν την προσοχή; Τα popup e-mails, το τηλέφωνο, το instant messaging, αλλά και τα social media αποτελούν σταθερές προσκλήσεις που αποσπούν την προσοχή σου. Σκέψου ότι κάθε φορά που αποσπάται η προσοχή σου όταν βρίσκεσαι στη μέση κάποιας σημαντικής σκέψης μπορεί να χρειαστούν μέχρι και 25 λεπτά για να επανέλθεις στο σημείο που βρισκόσουν. Αν επιθυμείς να προφυλαχθείς από την πνευματική κόπωση και να βελτιώσεις την παραγωγικότητα σου απομακρύνσου από κάθε είδους αναστάτωση.

#4 Κάνε ένα διάλειμμα στον εγκέφαλό σου. Εάν παρατηρήσεις σημάδια πνευματικής κόπωσης κάνε ένα διάλειμμα. Πήγαινε μια βόλτα, κοίτα έξω από το παράθυρο, κατανάλωσε ένα σνακ ή ένα ποτό. Ο έλεγχος των μηνυμάτων στο e-mail σου δεν αποτελεί διάλειμμα για τον εγκέφαλό σου, βεβαιώσου ότι σταματάς έστω και για λίγες στιγμές ώστε να ωφεληθεί το μυαλό σου. Εάν το επίπεδο της πνευματικής σου κόπωσης είναι αρκετά υψηλό κοιμήσου για 20 λεπτά. Η έρευνα επισημαίνει τα οφέλη του ύπνου στον εργασιακό χώρο.

#5 Να είσαι ευγενικός με τους συναδέλφους σου και να ενθαρρύνεις τους ανθρώπους στο επαγγελματικό σου περιβάλλον ώστε να συνοψίζουν τις πληροφορίες πριν τις στείλουν σε εσένα. Μια περίληψη πέντε σημείων αντί μιας 15ασέλιδης αναφοράς θα προφυλάξει την ομάδα σου από έναν πιθανό καταιγισμό πληροφοριών.

# 6 Φτιάξε το πρόγραμμά σου με εξυπνότερο τρόπο. Χώρισε τη μέρα σου σε μέρη και θέσε προτεραιότητες. Ασχολήσου με τις εργασίες για τις οποίες ξοδεύεις περισσότερη πνευματική ενέργεια τη χρονική στιγμή που σκέφτεσαι καλύτερα και παραγωγικότερα και μετά ασχολήσου με τα θέματα που δεν είναι μείζονος σημασίας.

# 7 Εργάσου σε sprints: Δούλεψε για 20 – 25 λεπτά πριν κάνεις ένα γρήγορο διάλειμμα. Αυτό μπορεί να ακούγεται αντίθετο προς τη βελτίωση της παραγωγικότητας σου, ωστόσο υπάρχουν αποδείξεις που υπογραμμίζουν ότι τα sprints τελικά ωφελούν παρά εξαντλούν τον οργανισμό στο τέλος της ημέρας.

H Linda Rey, διεθνούς κύρους coach, συγγραφέας και Director του Neuresource Group θα βρίσκεται στην Αθήνα στις 12 Απριλίου, στο πλαίσιο του 5ου Leadership Seminar που διοργανώνει η εταιρεία ηγετικών στελεχών SARGIA Partners.

Στο σεμινάριο με τίτλο “Transform Leaders & Businesses to build INTELLIGENT ENTERPRISES,” η Linda Rey θα παρουσιάσει στρατηγικές μεθόδους που θα μας βοηθήσουν να κατανοήσουμε τον τρόπο που λειτουργεί ο εγκέφαλός μας εν ώρα εργασίας, αλλά και συγκεκριμένες τακτικές για τη διαχείριση μεγάλου όγκου πληροφοριών που δεχόμαστε καθημερινά, τη διατήρηση της ψυχραιμίας μας σε συνθήκες πίεσης, αλλά και την προσαρμογή σε ένα περιβάλλον που συνεχώς αλλάζει.

Το σεμινάριο απευθύνεται σε επιχειρηματίες και υψηλόβαθμα στελέχη εταιρειών, οι οποίοι καλούνται καθημερινά μαζί με τους συνεργάτες τους να διαχειριστούν ένα τεράστιο όγκο πληροφοριών και να προσαρμοστούν σε ένα συνεχώς μεταβαλλόμενο περιβάλλον.